選購工作流軟體需要關注的五個功能

世界在變得越來越智慧,但人們是否能以正確的方式從其先進的工具中受益呢?事實上,人們不需要技術來接管他們的工作,我們需要技術來填補空白並分擔忙碌的工作。這樣人們才能回到做自己最擅長的事情,也才能真正享受生活。研究表明,有38%的員工認為使用自動化重複性任務的工具每週至少可以節省五個小時,而28%的員工希望增加他們的創造力和專注的時間。

透過將正確的工作流軟體與自動化元素配合使用,使人們能夠專注於那些真正可以產生影響的任務。無論您是為自己工作還是管理數百人,正確的自動化工具都可以為您節省數小時的時間成本。

選購工作流軟體需要關注的五個功能

但是,並非所有工作場所解決方案都是合理的。選擇錯誤的軟體,您可能會花更多的時間來調配軟體。關鍵是要找到功能正確的產品,而不是功能最多的產品。我們可以查詢以下重要功能,仔細評估您的自動化工具是否值得選擇:

易於使用的模板

除非您從未使用過的工作流程,否則的話儘可能選取那些為特定行業量身定製的軟體作為您起始的第一步。為您的特定行業量身定製的模板可以節省您的時間,並幫助您記住工作流程中所有細小的部分。

當您確實需要從頭開始的話,我們建議您使用那些具備繪圖功能的工作流軟體來繪製您的任務。一旦在圖形中看到每個工作流程的開始和結束,就可以在擴充套件概述時填寫詳細資訊。

定製選項

大多數工作場所工具有沒有提供什麼功能?是提供開箱即用的解決方案?還是根據解決方案的滿意度來評估方案?許多企業在評估工作流軟體時都會有不同的評審視角。

我們建議使用者在選擇工作流工具時,要理解這些軟體可定製的選項。它們是否滿足企業隱性的一些需求。尋找軟體時更需要理解工作流程的意義,這樣才可能找到一種適合的解決方案。

簡單分享

在協作工作中,我們始終要關注團隊的短板。更好的共享和協作功能可確保每個人從頭到尾都瞭解專案的原貌和目標,從而提高輸出質量,因為關鍵細節在整個流程中保持一致。

在人們對連線性寄予厚望的時代,自動化工具必須促進對話,確保檔案和任務可以輕鬆共享。

資料視覺化

資料視覺化對工作流來說至關重要。人類無法透過電子表格,像機器一樣從中獲取見解。藉助視覺化資料,自動化工具可以彌合數據與理解之間的鴻溝,向用戶通知重要的指標和趨勢。

工作流平臺,在後臺進行了大量工作,但並非所有處理都應保持隱藏狀態。智慧工具知道您想知道的內容,並且可以傳遞(並推斷)該資訊,從而為您提供從一開始就有意義的可理解、可操作的資料。

有用的整合

您使用大量不同的工具和軟體型別的可能性很高。與其在程式之間手動來回跳動,不如找到與已使用的軟體整合在一起的東西。

工作流平臺中的自動化和整合涉及許多流程,因此不用停止與Excel和CRM的整合,也可以尋找與微信、釘釘等通訊的工具,百度雲盤等儲存工具以及日曆這樣的排程軟體整合都可以在一個平臺下集中使用。與各種其他工具整合在一起,也包括其他自動化解決方案。

如果您當前的工作流解決方案不提供這五個功能,那麼請放慢速度,繼續考慮一下您面前的軟體是否真正滿足您的需求。也許到目前為止您可能還用不上其中的一兩個功能,但是隨著業務的發展,您將需要具有強大功能和智慧的軟體來與企業一起發展。