作為管理者的你,是否會經常忙到焦頭爛額,而下屬卻無所事事?
到底哪來那麼多工,讓你忙不過來?任務過多?難度太大?被他人佔用?
本文的目的是:提高管理者可支配的時間。
1 時間都被什麼人佔用了
對於管理者被佔用的時間分4種:
① 被老闆佔用;
② 管理者上司或組織佔用;
③ 管理者本職工作或下屬佔用;
④ 外界佔用(客戶、投資者、家庭等)。
第①、第②種情況,一般無法推脫,第④種情況,很難通過後期進行調控。
第③種情況,除了本職佔用的時間外,被下屬佔用的時間最多,而下屬佔用的時間,透過放權和後期進行加以調控。
越是被下屬佔用的時間越多,管理者就越忙,下屬反而更閒。
下屬執行任務層級有五個:
第⑤級:獨立行動,例行性報告(最高階)
第④級:行動,但需請示(意味著檢視報告的頻率超過例行程度)
第③級:提出建議,按照規劃執行任務
第②級:請示要做什麼。
第①級:叫做什麼才做,等待指示。(最低階)
第③級以上的員工,管理者可放心把任務交給他們,他們獨立的執行力,遇到問題會優先想辦法解決,而不是找管理者。
第①第②級的員工,他們完全掌握不了工作任務的進度,會佔用大量管理者的時間。
要想減少被佔用的時間,必須著重訓練第①第②級的下屬,提升到第③級別以上,既是能夠立即行動的下屬。
對此,可參考兩點建議:
01 透過培養下屬以工作報告方式,改掉“等待指示”和“請示該如何做”的慣性思維,明確列出接下來要執行任務的步驟,讓他們懂得思考下一步做什麼。
02 對於第③級別,既是能按照規劃執行任務的下屬,著重培養他們說出內心的想法和建議,
當他們提出問題時,多用“你覺得呢?”或“你認為如何做比較合適?
”。
下屬能為您獨擋一面時,每個人都像是一個獨立體,為某個任務而努力,就可以大量減少被下屬佔用的時間,就可以有更多可支配的時間掌控大局。
2 明確界定任務歸屬,不要輕易接下下屬的任務
我們透過一個例子來分析,任務如何被管理者接下的。
管理者小周手下有10個員工,一天剛開完早會,剛回到辦公室,下屬小明找過來。
“領導,有件事要向您彙報下,耽誤您2分鐘時間,噼裡啪啦講述出來,下面不知道如何進行下去了,您覺得如何處理比較好?”
在不需管理者請示的情況下,如果你是管理者小周,會如何回答?
A:我現在有緊急重要的事要處理,晚點我想想再告訴你如何處理。
B:你應該先這麼做,搞定後,再那樣做。
你會在上面2種回答方式二選一嗎?
很顯然,2種選擇都不是很理想。
A選擇就直接接下下屬的任務,如果管理者不能及時給予答覆,下屬就像監督者來監督上司,久不久會出現在管理者面前,詢問這個事情該如何處理。
原本屬於下屬的責任,卻不經意轉到管理者身上,淪為下屬監督上司的局面。
B選擇看似很合理,幾分鐘內就能給出解決方案。如果10個下屬都遇到問題,就不是幾分鐘的事情了。
更重要的是,容易形成依賴性,下屬也無法成長。
萬一管理者給出的方案還是不能解決問題,下屬可能會推卸責任說,是某某叫我這麼做的,花了時間精力,還得力不討好。
3 五大原則輔助任務順利完成
第①:要麼執行任務,要麼取消任務,別吊著毫無進展在那裡
作為一名管理者,如果只顧著分配任務,而不去監督工作進展情況,最終容易導致無法完成任務。要先確定哪些任務值得做,是否著急,重要緊急優先做。
第②:數量和時間要可控
在分配任務給下屬時,一定要約定下次的工作彙報(包括工作進度、內容),每次彙報時間要控制在5~15分鐘,彙報工作頻率不能太頻繁。
任務要優先排序,下屬自己合理安排計劃和節奏。
第③:在約定的時間討論
在大家約定的時間討論,不打擾下屬幹活,不耽誤自身的時間,不要留報告在自己手上,避免責任到管理者身上。
給予下屬在處理任務中的一些授權,不插手他們如何處理任務,讓他們獨立工作。
程式標準化,大多數工作都反反覆覆,做好標準化的工作流程,讓下屬按照工作程式走。
第④:面對面討論
和下屬討論,一定要選擇即時回覆的方式(同步溝通),比如:WX語音通話,電話,或會面討論。
不要發文字、郵件、語音等方式,容易造成延誤,管理者不能即時回覆,責任便到了管理者身上,下屬不能即時回覆,討論過程會拖得很長,被佔用還是雙方的時間。
第⑤:確定下次討論的時間
每次討論完,要約定下次溝通時間。“下週五15:00你再來找我一次,我們看看效果如何。”否則可能因為困難,事情會不了了之。
總結:
1:任務歸誰,誰就要自始至終負責,不能推卸,不能跳躍。
2:管理者可以給下屬方向,可以提出建議,但責任還是下屬,如果沒能及時給予答覆,讓他主動去找尋問題的答案,不留下屬來監督自己的機會。
3:透過授權和訓練,培養能夠自動行動,獨擋一面的能力。