作為行政辦公人員，安排好會務也是日常工作的重要內容，今天我們來分享幾個快速處理參會人員資訊的辦公技巧，幫你解決可能遇到的燃眉之急。

下面開始我們的講解：

（1）首先將會議通知裡的人員名單複製下來放到Word文件中。

（2）批次查詢和替換

只需9秒——將Word中的參會人員名單，按1列匯入到Excel裡

在查詢中（快捷鍵Ctrl+G）輸入中文標點頓號（、），替換為^p，然後點選全部替換，這個時候所有的頓號（、）都沒有了，而且每個人的名字單獨成為一行。^p為段落標記，可以理解為每個名字後面敲擊了一次回車鍵。

（3）選中剛才處理過的姓名，貼上進Excel。（注意貼上的格式哦）

注意：將Excel表格的姓名複製進Word裡時，選擇只保留文字。

在進行查詢和替換的時候（快捷鍵Ctrl+G），和剛才第1步正好相反，即：在查詢中輸入^p，替換為中文標點頓號（、），然後點選全部替換。（完成）

下面我們來拓展一下思路，再給大家分享一個會務資訊處理的案例：

我們先看一下轉化前後的對比：將每一排的每個人員姓名單獨按行顯示。

第一步：將Excel表格複製進Word，並進行查詢和替換

這次查詢的內容是中文標點頓號（、），替換為^p^t，然後點選全部替換，這個時候所有的頓號（、）都沒有了，而且每個人的名字單獨成為一行。^p為段落標記，理解為每個名字後面敲擊了一次回車鍵，^t為製表符，可以理解為按了一次Tab鍵。合起來的意思是：將每個中文標點頓號（、）都清除，並按一次回車鍵+Tab鍵。

第二步：將Word裡處理過的資訊複製到Excel裡

（1）將Word裡的資訊複製到Excel裡，這時候我們發現：每一排除了第一個姓名外，其他姓名對應的序列（排號）都是空白。

而且，正如前面所講，由於^t（製表符）的使用，每排第二個姓名開始都被按了一次Tab鍵，所有的姓名都自動對齊到第二列中。（如果再加一個^t，每一排從第二個姓名開始就會自動對齊到第三列，以此類推）。

（2）接下來我們選中A列，按Ctrl+G（或F5）定位，空值，確定（見下圖）。這時候剛才選擇的A列所有的空值都處於選擇狀態了。

（3）現在滑鼠不進行任何操作，按鍵盤上的等號鍵（=），用滑鼠單擊單元格A2，這時候編輯欄會出現=A2。按Ctrl+回車鍵，這時候，所有空值就自動填充對應的資料——姓名前填充了序列（第幾排）。

今天你學會了嗎？希望你能舉一反三、靈活掌握。

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