《金字塔原理》作者：芭芭拉·明託

引子

提到麥肯錫，大家可能首先會想到的是，這是一家世界級的管理諮詢公司。

自1926年創立以來，麥肯錫致力於解決企業的重大管理問題，幫助全球領先企業持續的改善經營業績。

儘管近年來有些褪色，麥肯錫在大多數客戶的心中，仍被視為精英薈萃的企業醫生。其交付的報告，邏輯嚴密、資料詳實、結論有力，就連排版、配色與字型，都設計精美，讓人賞心悅目。

然而，這種優質輸出的狀況並不是從一開始就具備的。

在上世紀的六十年代，即使是麥肯錫的資深合夥人，所撰寫的報告，也會眉毛鬍子一把抓，讓讀者抓不住要領。

這一點，令剛入職場的新人芭芭拉·明託，頗感驚訝。

明託的成長經歷，頗具有紀念意義。小的時候，她在美國俄亥俄州的克利夫蘭市長大，天資聰穎。1961年，哈佛商學院打破傳統，招收了首批女學員，明託便是其中一位。兩年之後，麥肯錫在克利夫蘭設立新辦公室，聘請她成為公司有史以來的第一位女性諮詢顧問。

很快，明託的寫作天賦開始嶄露頭角。先是她的上級，隨後越來越多、遍佈各地辦公室的合夥人將報告送到明託這裡，請她幫助完善。

1966年，明託被公司派往倫敦，負責提高日益增多的歐洲員工的寫作能力。在那裡，明託在同事的幫助下，逐漸提煉出寫作的【金字塔原理】。

1973年，在麥肯錫服務十年之後，明託選擇離開並創辦了自己的諮詢公司，致力於向人們傳授金字塔原理。

現如今，在整個諮詢行業，金字塔原理已然成為行業公認的表達慣例。

What：什麼是金字塔原理

我們在工作中遇到的最不爽的事情可能就是寫東西，或者做長篇演講。

讓我們為難甚至抓狂的主要原因，往往是理不出頭緒。這正是本書的主題，金字塔原理所要解決的問題。

金字塔原理是一種重點突出、邏輯清晰、主次分明的邏輯思路、表達方式和規範動作。

基本結構

：中心思想明確，結論先行，以上統下，歸類分組，邏輯遞進。先重要後次要，先全域性後細節，先結論後原因，先結果後過程。

訓練表達者

：關注、挖掘受眾的意圖、需求、利益點、關注點、興趣點和興奮點，想清內容說什麼、怎麼說，掌握表達的標準結構、規範動作。

溝通效果

：重點突出，思路清晰，主次分明，讓受眾有興趣、能理解、能接受、記得住。

具體做法

：自上而下表達，自下而上思考，縱向疑問回答/總結概括，橫向歸類分組/演繹歸納，序言講故事，標題提煉思想精華。

我們還是透過一個例子，來感受一下運用金字塔原理前後的對比吧。

三方協調會議時間：

張三來電話，說他不能參加下午3點的會議了。

李四說他不介意晚一點開會，明天開也可以，但明天10：30以前不行。

王五的秘書說，他明天晚些時候才出差回來。

會議室明天已經有人預定，但後天沒人預定。

看起來，三方會議的時間安排在後天上午11點似乎比較合適，大家看行嗎？

通常的協調記錄，看起來是這樣的：

資訊堆疊，結論後置

而運用了金字塔原理之後的協調記錄，看起來是這樣的：

結論先行，邏輯遞進

哪一種方法表達的更清晰，是不是一目瞭然？

Why：為什麼金字塔原理有效

通常，如果讀者認為文章的條理不清，最可能的原因是

表達思想的順序

與

讀者的理解力

發生了矛盾。

對受眾而言，最容易理解的順序是：先了解主要的、抽象的思想，然後瞭解次要的、為主要思想提供支援的思想。

首先表達的主要思想，使受眾對錶達者的觀點產生某種疑問，而下一層次上的思想將回答這些疑問。透過不斷進行

疑問/回答式的對話

，受眾就可以瞭解文章中的全部思想。

有趣的是，對文章闡述的思想作出疑問/回答式響應是人類的一種自然反應，沒有國籍和民族的區別。此外，人類還有一個共同的特點，即只有用某種方式將思想表達出來（說出來或者寫下來），我們才能夠準確地把握自己的思想（

表達出來才能把握

）。

這一現象體現了人類思維的基本規律：

大腦自動將資訊歸納到金字塔結構的各組之中，以便於理解和記憶。

預先歸納到金字塔結構中的溝通內容，更容易被人理解和記憶。

我們來看個具體的例子：

當你看到上圖時，是不是會不自覺地將6個黑點分為兩組，每組3個。造成這種現象的原因主要是，有些黑點間的距離比另一些要大。

這種

自動自發地將事物進行組織

的大腦活動，每天都在潛移默化地進行。就好像古希臘的先民，在仰望星空的時候，看到的不是散亂的星星，而是由它們組成的各種圖案。

基本上，大腦會認為同時發生的任何事物之間都存在某種關聯，並且會將這些事物按某種邏輯模式組織起來。

組織的原則，通常是所謂的

共性

。這些共性，可能是時間上的，比如因果或者步驟；可能是結構上的，比如空間或者分佈；也可能是程度上的，比如優先順序或者重要性。

之所以需要

分組

，和大腦有限的記憶容量有著密切的關係。

我們再來看個例子：

先生出門之前問太太：“我想去買份報紙，有什麼需要我帶的東西嗎？”

太太說：“太好啦，我現在特想吃葡萄，再幫我買袋牛奶。”

當先生正在穿外衣的時候，太太走進廚房看了看，補充道：“咱家的土豆不夠了，雞蛋也沒了。”

當先生穿好外衣，向門口走去的時候，太太說：“再買些胡蘿蔔，還有橘子。”

先生開啟房門，太太說：“還有鹹鴨蛋。”

先生開始按電梯，太太說：“蘋果。”

先生走進電梯，太太說：“再買點兒酸奶。”

電梯門即將關閉，先生問：“還有嗎？”這回太太覺得差不多了：“沒有了，就這些。”

如果不重新讀一遍上面的文字，請問你現在還能記住太太希望先生買的9樣東西嗎？可能大多數男人回家的時候，只買了報紙和葡萄。

對此現象，喬治·米勒曾在論文中提出

奇妙的數字7

。米勒認為，大腦的短期記憶無法一次容納7個以上的記憶專案。個體差異是有的，有的人能一次記住9個專案，而有的人則只能記住5個。

大腦比較容易記住的是3個專案

，當然最容易記住的是1個。

這就意味著，當大腦發現需要處理的專案超過4個或5個時，就會開始將其

歸類到不同的邏輯範疇

中，以便於記憶。

需要注意的是，

記憶容量和智商無關

。無論讀者的智商有多高，他們可利用的思維能力都是很有限的。

當讀者開始閱讀的時候，一部分思維能力用於識別和解讀詞語，另一部分用於找出各種思想之間的關係，剩下的思維能力則用於理解所表述思想的含義。

因此，表達者應有意識地

將溝通內容組織成金字塔結構

，包括口頭和書面表達，以減少受眾花在前兩項活動上的時間，從而使讀者

節約腦力、專注於理解所要表達的思想

。

How：怎樣運用金字塔原理

寫好序言

在金字塔原理，自上而下的結構中，序言的地位是重中之重。

通常，序言以講故事的形式展開，且故事的內容要與讀者已知的資訊有關。

之所以採用故事形式，是為了讓讀者拋開復雜的思想，專注於你的話題。大家可能都有過這樣的經歷，讀完了某篇文章的大部分內容，卻忽然發現自己其實一個字也沒看進去。這是因為，我們並沒有拋開自己頭腦中原有的其他思想，正所謂身在曹營心在漢。

為了有效的吸引讀者的注意力，有一種非常簡單的方法，即

利用未講完的故事

所產生的

懸念效果

。

這就是你在文章的序言要做到的。你應當透過向讀者講述一個

與主題有關的“故事”

，引起讀者對該主題的興趣。

當然，序言還應當是一篇針對讀者的“好故事”。如果你有孩子，你就會知道，

世界上最好的故事

實際上就是

孩子們已經聽過的故事

。因此，如果你確實想給讀者講一個“好故事”，你就應該給他們講一個他們已經知道的“故事”，或者是他們應當知道的“故事”（如果讀者具有這方面的背景知識）。

這種方法能夠使你在向讀者表述他們可能不同意的觀點之前，先向他們傳遞一些他們肯定會認可的資訊。從心理學角度來看，先向讀者傳遞簡單易懂、容易接受的資訊，比讓他們在混亂的思想中摸索，更容易使讀者接受全篇的思想。

故事的展開，首先需要一個

背景

。

引入“背景”的時機，就是你能夠作出關於文章主題獨立的、無爭議的表述的時候。表述的

獨立性

是指，在此表述之前無須用其他表述以論述其準確含義；

無爭議性

是指，你預計讀者肯定能夠理解並接受該表述。

所有引出“背景”的句子都具有一個重要特徵，即能夠將你“鎖定”在特定的時間和空間，從而為講故事做好準備。

有了背景之後，需要透過

衝突

，來推動情節發展。進而，引發讀者的

疑問

。

讀者的“疑問”可能有多種形式，但通常相當於詢問“

接下來怎麼樣

”。透過下表，我們來舉幾個例子：

序言的要素

儘管完整的序言包括了背景、衝突、疑問和答案四個要素，但疑問通常是以隱含的方式呈現的。而且在標準化的【背景-衝突-答案】的寫作方式之外，還可以不同的順序呈現基本要素，形成不同的寫作風格。

在商務文章中，最常見的序言模式有四種：

發出指示式

：針對“我們應該做什麼”或“我們應該如何做”等問句；

請求支援式

：針對“我們是否應該這樣做”等問句；

解釋做法式

：針對“我們應該如何做”等問句；

比較選擇式

：針對“我們應該做什麼”等問句。

好的序言，所起的作用不僅僅是吸引並保持讀者的注意力，還能夠影響讀者對文章的理解。一方面，序言中的故事，會讓讀者就作者對背景的獨特解讀產生

代入感

；另一方面，講故事還能增加讀者對作者得出結論的邏輯推理過程的

認同感

。

構建層次

序言中的答案，往往需要做進一步的推理，進而引發金字塔結構的向下發展。

每一層次的觀點或者思想，必須具有某種邏輯順序。歸納起來，大腦的分組活動，有以下三種類型：

確定前因後果關係的時間（步驟）順序；

將整體分割為部分，或者將部分組合成整體的空間（結構）順序；

將類似事物按重要性歸為一組的程度（優先順序）順序。

時間順序

，首先要確定希望取得的結果或效果，然後指出為取得這一效果必須釆取的行動。當必須釆取多種行動以取得該結果時，必定是按時間順序排列，而對該組行為的概括，必定是採取這些行為要取得的結果或達到的目標。

在時間順序的表達中，每組思想最好不要超過4或5個，同時要揭示隱含的邏輯思路。

空間順序

，通常用於繪製組織結構圖或行業結構圖，這個時候需要將整體分割為部分，或將部分組成整體。

在空間順序的表達中，分組需要遵循所謂的MECE（Mutually Exclusive，Collectively Exhaustive）原則：構成整體的各個部分之間，需要相互獨立，沒有重疊，有排他性；同時，所有部分完全窮盡，沒有遺漏。

程度順序

，也稱重要性順序，是你對一組因為具有某種共同特點而被聚集在一起的事務所釆用的順序。比如，在所有的問題中，挑出最重要的3個問題自成一組，其餘問題放在另外一組。

在每組中，根據各個問題具有該特性的程度高低排序：先強後弱，先重要後次要。

理順邏輯

有了層次之後，我們看到金字塔結構中的所有思想以3種方式互相關聯：向上、向下和橫向。同一組思想，是對其上一層次思想的解釋和支援；反之，上一層的思想是對其下一組思想的綜合與概況。

此外，同一組思想之間，還需要理順它們的邏輯推理關係。

演繹推理

：是一種線性的推理方式，最終是為了得出一個由邏輯詞“因此”引出的結論。

歸納推理

：是將一組具有共同點的事實、思想或觀點歸類分組，並概括其共同性（或論點）。

這兩種邏輯推理方式是建立思想邏輯關係僅有的兩種模式。在演繹過程中，每個思想均由前一個思想匯出；而在歸納過程中則不存在這種關係。

演繹推理需要完成三個步驟：

調研結果：出現的問題或存在的現象；

分析結論：產生問題的根源、原因；

提出建議：解決問題的方案。

因為演繹推理比歸納推理更容易實現，人們在思維時會更多地使用演繹推理。但其三段論的表述方式，在用於寫作時卻顯得比較笨拙、繁瑣。因而，演繹法通常只在某個段落中使用。

與演繹推理相比，歸納推理要難得多，因為它更需要創造性的思維。

在運用歸納推理時，必須具備以下兩項主要技能：

正確定義該組思想，找到能夠代表該組思想共同點的名詞。

準確識別並剔除該組思想中與其他思想不相稱的思想。

在具體運用中，歸納推理或者保持了同組思想中的主語不變，而改變謂語；或者保持了謂語不變，而改變主語（

變數歸納

）。而演繹推理中，第二點是對第一點主語或者謂語的論述（

變數代換

）。

概括要點

理順了邏輯之後，還需要完成思考。

好文章的關鍵之一，在於

要避免總結語句“缺乏思想”

。要確保同組思想，得到了有效的提煉與概括。這才能推動讀者，對文章主題的思考深入發展。

概括各組思想的表達方式，可以是

行動性語句

，即告訴讀者做什麼事；也可以是

描述性語句

，即告訴讀者關於某些事的情況。

如果是行動性思想的概括，在介紹採取的行動、步驟、流程之後，應說明採取行動後取得的結果、效果、目標。

如果是描述性思想的概括，在介紹背景或資訊時，應說明這些思想之間所具有的共同含義或意義。

概括思想，由於需要有意識地調動思考過程，耗時費力。通常，人們不願費這個腦筋，只是將一些思想簡單的組合在一起，並用一些“缺乏思想”的句子應付了事。比如，調研發現的五個問題，可能採取的六個步驟等等。

正因為如此，那些

凝練雋永

的概括性語句，才讓人久久回味。

——-

當熟練掌握金字塔原理之後，最終的結果是，我們能夠

在最短的時間內寫出簡明扼要、思路清晰的文章

。

寫作之外

文章寫得好，關鍵在思考。這就是明託最初給金字塔原理擬定如下書名的原因：

Skillful Writing through Structured Thinking。

界定問題

判斷問題是否存在，通常要看經過努力得到的結果（現狀），與希望得到的結果（目標）之間是否有差距。具體來看，包含如下幾個方面：

在某一特定

背景

導致的某一特定結果，稱為非期望結果（R1，即

現狀

，Undesired Result）。

問題

是指你不喜歡某一結果（比如銷售額降低），想得到其他結果（比如銷售額增長），稱為期望結果（R2，即

目標

，Desired Result）。

解決方案

則是指如何從現狀R1到目標R2。

界定問題

有了這個框架，我們就可以清晰的判斷：

有沒有/是否可能有問題（或者機會）存在？

如果有，問題在哪裡？

結構化分析

通常，分析問題的標準流程：收集資訊 —► 描述發現 —► 得出結論 —► 提出方案。

然而，一家大諮詢公司曾經估計過，在收集資料和分析的工作中

高達60%是無用功

。諮詢顧問花費了大量時間，寫出的卻是長而乏味的文章，不能很好地展現他們工作的真正價值。

最終發現行之有效的方法，是

在收集資料之前對問題進行結構化分析

，現在已被很多優秀的諮詢公司採用。在某種程度上，這種方法是重複傳統的科學方法：

提出各種假設。

設計一項或幾項重要的實驗，根據產生的結果排除一個或多個假設。

透過實驗得出明確結論。

相應地採取補救措施。

換句話說，就是強迫自己思考產生問題的各種可能原因（

外展推理

）。之後的重點就是收集資料，以證明是這些原因或不是這些原因。

結構化分析的方法只有3種：呈現有形結構、尋找因果關係和歸類分組。這些共同構成了問題的診斷框架，下圖給出了一個簡單的例子。

診斷框架

尋找解決方案

通常，界定問題並進行結構化分析之後，只有那些對所在領域有很深造詣的人才能提出創造性的解決方案。

淵博的知識

有助於獲得真知灼見，發現只有超出邏輯推理的範疇方能發現的備選方案。然而，對缺乏敏銳洞察力的人來說，則可以

使用邏輯樹

找到解決問題的可能方案。

以下是一個簡單的邏輯樹案例：

邏輯樹

——-

當我們採用界定問題、結構化分析（診斷框架）和尋找解決方案（邏輯樹）的方式，來深入展開我們的思考的時候，有兩個好處：

完善思維，找到思維的盲區與缺陷；

便於寫作，思考的過程天然的符合金字塔原理。

後記：留一份清醒

對於高效的思考與表達來說，金字塔原理確實為我們提供了優秀的架構。

無論採取的方式是自上而下的建構，還是自下而上的整合，最終都會使我們的思路變得愈發清晰、表達變得更加流暢。這樣，既有利於作者的輸出，也有利於受眾的接納。

寫到這裡，我想做一點批判性思考，既給讀者，也給我自己提個醒。

金字塔原理之所以為諮詢行業廣泛採納，是因為它完美地順應了人類的認知偏好。而我們知道，人類的認知，是非常容易被扭曲的，從而形成所謂的認知謬誤。

在《思維的發現》中，就介紹了這兩種認知謬誤：

錨定效應

：判斷會受隨機的參照點影響。比如，判斷非洲國家的數目之前先轉動一個輪盤，指標停在較大數字上的人，猜測的數字遠多於指標停在較小數字上的人。

框架效應

：描述同樣問題的不同視角，會讓最終的決策截然不同。比如，以死亡人數表達的應對方案，獲得支援的機率顯著低於以生還人數表達的應對方案，儘管兩者實際上說的是一回事兒。

這不得不引起我們的警惕。

如果先行的結論，恰好藉助認知謬誤先入為主，進而可能嚴重干擾受眾判斷的時候，那我們必須依賴格外的警醒，才能擺脫金字塔原理的強大魔力。

就好比，手中有了把錘子，就會發現更多的問題，看起來像釘子。

事物皆有兩面，當欣賞花朵撲鼻的芬芳時，我們需要更加關注它盛放的過程。