辦公小技巧——合同風險排查

辦公小技巧——合同風險排查

合同履行,是指合同債務人按照法律規定或者合同的約定,全面、適當地履行合同義務,使債權人的債權得以圓滿實現、合同法律關係歸於消滅的行為。合同的履行是達到合同目的的基本要求,這種特定的履行行為既包含積極的作為也包含消極的不作為。“積極作為”包括但不限於支付價款、交付標的物、提供勞務等;“消極不作為”包括但不限於不採取與合同對方當事人相競爭的企業交易、不披露對方的商業秘密等行為。下文將以採購合同為例,梳理合同履行過程中雙方當事人可能遇見的風險。

一、供貨方風險

1。貨物簽收風險

對於供貨方而言最重要的合同義務就是及時為需貨方提供質量合格、數量正確等符合合同約定的貨物,而簽收單也是證明供貨方已經履行義務的重要憑證。就簽收單的內容來講,主要應當包括貨物的名稱、型號、數量、單價、總價、送貨時間、送貨日期、送貨人、收貨地點、收貨人姓名、身份證號及其聯絡方式等。

除此之外,貨物的收貨人是否具有代理權也是重要的環節,應當由合同中約定的收貨人來收取貨物,但出現突發情況需要其他人來代為收取貨物時應當要求其出示加蓋公章的委託代理書面憑證,以免後續需貨方不承認已實際收貨,造成供貨方損失。在實踐中,如果代為收貨人沒有委託代理的檔案,而供貨方因之前多次與其正常的業務往來將貨物交付於無權收貨人,則可以根據實際情況主張該權利外觀的形成與需貨方存在牽連性(通常情況為:無權收貨人從需貨方公司處離職,而需貨方沒有及時公告或沒有直接告知供貨方,而供貨方基於信賴交付貨物),從而供貨方可以主張構成表見代理,所產生的法律責任由需貨方承擔。保險起見,建議在合同中寫明收貨人姓名及其身份證號,後續由收貨人憑身份證原件取貨,以降低冒充收貨人取貨的風險。

2。收款風險

對於供貨方而言合同的圓滿履行就是要在約定的時間內收到足額的貨款,在對方因主觀上拖欠貨款,或客觀上資金週轉困難、經營困難等原因遲延支付貨款時,供貨方可行使相應的抗辯權。

《合同法》第六十六條“同時履行抗辯權”:當事人互負債務,沒有先後履行順序的,應當同時履行。一方在對方履行之前有權拒絕其履行要求。一方在對方履行債務不符合約定時,有權拒絕其相應的履行要求。

《合同法》第六十七條“順序履行抗辯權”:當事人互負債務,有先後履行順序,先履行一方未履行的,後履行一方有權拒絕其履行要求。先履行一方履行債務不符合約定的,後履行一方有權拒絕其相應的履行要求。

《合同法》第六十八條“不安抗辯權”:應當先履行債務的當事人,有確切證據證明對方有下列情形之一的,可以中止履行:(一)經營狀況嚴重惡化;(二)轉移財產、抽逃資金,以逃避債務;(三)喪失商業信譽;(四)有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。當事人沒有確切證據中止履行的,應當承擔違約責任。”

3。接受貨款的風險

在採購合同中,比較安全的方式是選擇對公賬戶打款,但在一些小型的採購合同中(例如:少量口罩、醫用額溫槍採購等)當事人可能會選擇直接透過微信和支付寶等平臺轉賬,在轉賬時提醒注意要備註清楚是哪一批貨物的貨款,並注意儲存交易記錄。

而在某些大宗貨物交易時,雙方當事人往往可能選擇支票交易,但在支票交易環節也存在風險。因為支票屬於票據的一種,具有票據無效情形的支票自然無效。票據無效是指票據因不具備票據法規定的形式要件而缺乏票據上的法律約束效力。根據《票據法》的規定,下列情形,應當認定票據無效:

(一)《票據法》第八條“票據金額的記載”:票據金額以中文大寫和數碼同時記載,二者必須一致,二者不一致的,票據無效。

(二)《票據法》第九條“票據的記載事項及其更改”:票據上的記載事項必須符合本法的規定。票據金額、日期、收款人名稱不得更改,更改的票據無效。

其中支票的絕對應記載事項(《票據法》第八十四條)是指:

1表明“支票”的字樣;

2無條件支付的委託;

3確定的金額;

4付款人名稱;

5出票日期;

6出票人簽章。

支票上未記載前款規定事項之一的,支票無效。

尤其要注意票據金額的大小寫應同時記載並保持一致,否則會導致票據無效。票據無效的後果是所有的票據行為人均自始不承擔票據責任,持票人也自始沒有票據權利。也即拿到支票的供貨方無權要求銀行向其付款。

二、需貨方風險

1。驗貨風險

需貨方收到貨物時應當在合同約定的時間內組織驗收,並且記錄產品的詳細情況,例如:數量、顏色、型號等可以當場辨別的資訊,對於外觀上存在差異的貨物應當拍照或拍攝影片儲存證據。如果沒有及時組織驗收,應當和對方書面溝通,將延遲驗貨的原因表明清楚,並且讓對方在檔案上籤署同意,切記不可在驗收單上標明“已經驗收”等資訊。

2。質量問題風險

如果在使用過程中發現商品存在質量問題,應當在合同約定的質保期內向對方提出質保申請;若沒有約定質保期,則需要儘快向對方書面說明商品存在質量問題的詳細情況,並證明並非人為因素導致商品出現問題,並可以此為由主張抗辯。

3。付款風險

需貨方需要注意收款方應當與合同中指定的一致,若存在改變收款人的情況時,應當由雙方協商一致並簽訂補充協議,切勿不儲存證據隨意將款項打給第三人。

三、小結

以上是以採購合同為例在合同履行過程中可能出現的風險進行的梳理。在實務中,對於風險的把控不僅僅應在合同簽訂之前,在合同履行的過程中風險的提示與防範也同樣重要。對於不同型別的合同,關注的風險點也會有所不同,這對於法務人員而言確實是比較繁雜的工作,那麼對於公司實際運作的業務人員來說就會更加困難,建議法務部門可以根據公司中遇到的不同型別的合同統一歸納履行中的風險點,輸出流程化的檔案,便於提高各部門的工作效率。