平時工作中經常會遇到一些資料文字整理的格式化報告，比如銀行的盡職調查報告中的會計科目分析。以前的操作方式是從EXCEL中複製出來，然後再貼上到WORD裡面，調整字型統一格式。這種方法處理一兩個會計科目的分析還可以應對，但是面對幾十個會計科目的分析，工作就變得重複，枯燥無趣，浪費時間。
後來發現了word中郵件合併的能，讓這個重複勞動變得簡單了許多。今天就以實際工作中撰寫調查報告為例來教大家使用郵件合併功能，解放雙手。
需求分析
調查報告中的固定格式為：
貨幣資金：2016-2019年，公司貨幣資金分別為10萬元、20萬元、30萬元和40萬元，佔當期總資產比例的10。00%、20。00%、30。00%和40。00%。2019年末較2018年，增加10萬元增加比例100%，主要是因為XXX
我們需要做的就是：
1。 將一張科目餘額表按照指定格式生成不同科目的excel工作表
2。 對核心資料進行波動差異分析，例如同期上升了XX%
3。 工作人員手工填寫波動原因
實際操作
知道了需求之後，我們就來一步一步的設定我們的郵件合併格式，達到自動輸出word文字的目的。
第一步：用EXCEL建立資料文件（源文件）
首先，分析一下我們的WORD報告模板，明確我們需要使用的資料。根據需要設定標題，包括第一年到第一年的會計科目餘額，佔當年總資產或總負債的比例，變動方向。在資料欄裡特意加了兩欄絕對值，主要是為了避免在後面合併的時候出現現：“減少-xx”的字樣，使得生成報告具有易用性。這些統統可以放在EXCEL中作為資料儲存起來。
第二步：開啟WORD設定模板
在源文件設定好以後，開啟WORD，新建文件，填寫我們固定輸入的那內容，如下：
“XX”部分就是我們需要從EXCEL中引用的資料部分。然後點選“引用”，找到“郵件”，點選“開啟資料來源”，選擇剛剛儲存的EXCEL。點選“插入合併域”，就會顯示我們在EXCEL中儲存的標題欄。
選擇需要的“資料庫域”把設定好的文字中的XX替換掉，最後調整為如下格式。
基本設定已經完成，現在點選“檢視合併資料”，WORD就會自動帶入相關資料。效果如下：
功能基本實現了，但是資料格式有點不理想，需要進行下面這一步，格式調整。
第三步：調整文件格式
在直接設定完成以後會發現，需要顯示百分比的地方顯示的是數字格式，和我們的想法有出入。我們需要的是保留兩位數的百分比格式。因此需要對這幾個資料後面進行調整。調整方法如下：
郵件點選引用的“資料庫域”，選擇顯示域程式碼，或者直接按“ALT+F9”顯示域程式碼。
在需要調整的地方進行修。需要保留兩位數的在域程式碼中新增\#0。00，如{MERGEFIELD “第二年” \# 0。00}在需要百分比並保留兩為數的地方新增*100 \# 0。00%，如“{MERGEFIELD “當期佔比” *100 \# 0。00%}”。
設定完成後點選更新域或“ALT+F9”，就可以預覽調整後的格式。如圖所示：
最後:驗收成果
點選合併到新文件→選擇“全部”，就會將資料自動生成到新文件中。PS：假如第一次使用這個功能，並且只看到一個科目，不要懷疑自己，其他的資料在下一頁。執行替換就可以把所有文件合併？
最後執行替換功能。
生成調查報告。
是不是可以省了不少力氣？報告中耗時費力的部分是不是一下就完成了。如果你不想自己設定，我把文中案例裡的兩個檔案放在我的公眾號
最後:驗收成果
”裡，關注並回復“調查報告模板”就可以下載使用。覺得有用，別忘了點個贊。