工作流管理著重於降低成本和提高企業的效率。根據Gartner的說法，建立有效工作流程的一種方法是使用內部資料檢視哪些任務按其應有的執行以及哪些任務浪費了時間、精力和金錢。

但是該資料需要有多“新鮮”呢？我們可以每年檢視一次報告嗎？也可以每月一次？還是每天都需要呢？這樣不同時長的資料又反應了什麼呢？在許多情況下，企業是需要密切監控工作流程的，以避免（或防止）瓶頸。我們建議經常執行定期的工作流程稽核，以確保一切順利進行。

為什麼實時分析對工作流的成功很重要

事實也是如此：你獲得的資料越“新鮮”，你對工作流程的有效性的理解就越好。換句話說，透過將實時資料用作工作流的一部分，你可以以最少的工作量來提高工作流的效率。這些資料就能最準確地描繪你企業的外觀。

實時分析如何適應工作流程

建立有效的工作流程意味著要決定事情在什麼時候應該工作，應該由誰負責以及由誰負責哪個任務。因此，真正的問題是：“哪些資料可以幫助我們對工作流程做出更好的決策？”儘管有許多不同型別的資料可以幫助我們做出決策，但實時資料應處於決策過程的某個階段。通常，實時資料或實時分析可能包括以下內容：

•時間跟蹤（完成一項任務需要多長時間）

•員工反饋（有關流程，瓶頸等問題）

•客戶評論，投訴或反饋

•運營資料（何時，由誰完成什麼任務）

例如，實時分析可能會向你顯示手動上載和審批文件需要15分鐘，但是藉助工作流程自動化，該任務將在45秒內完成。而由於某種原因，某個流程（使用了自動化）一週也要花5分鐘。那是特定的星期才會有的問題嗎？還是軟體系統緩慢造成故障？ 實時分析可以幫助我們儘早澄清這些問題。

為什麼實時資料很重要

資料應該能提供你對運營的見解，幫助你做出關於這些運營的決定，然後採取相應的行動。根據Gartner的調查，有27％的企業並不確定所使用的資料是否完全準確。實時分析透過提供最新資料來幫助企業進行決策，從而解決了該問題。實時分析不僅可以識別瓶頸，還可以驅動流程。分析可用於自動啟動基於效能的任務，並動態管理企業各個級別的工作流程。

例如，當庫存減少到設定的閾值以下時，你可以使用實時分析自動啟動新流程。或者，如果任務的完成時間超過歷史平均水平，則可以重新安排其優先順序。再如，你可以使用實時分析來揭示客戶的購買習慣，這可能會影響以後的營銷決策。但是為什麼它必須是實時的？因為任務每秒發生一次，並且工作流一直在移動。因為企業是一個活躍、不斷髮展的有機體。如果沒有實時分析，你可能永遠無法認識到企業在滿足客戶需求方面的真正效果以及員工是否得到滿足的期望。

實時分析是每個企業要想長期生存下去而使用的利器，每天的反饋將給企業帶去巨大的價值。

獲取實時資料和分析的挑戰

如果實時分析非常重要，為什麼企業不更頻繁地使用它們？對於工作流或業務流程管理（BPM），部分問題是獲取和使用實時資料可能會有些挑戰。

首先，許多較舊的BPM解決方案可能沒有實時功能。許多依賴於外部資料庫，這些資料庫並不總是經常更新，或者只能手動批次載入新資料。例如，你也許能夠看到每個給定任務的時間安排，但是看不到它與業務歷史處理過程之間的關係。在某些情況下，BPM或工作流工具可能根本無法產生實時資料。某些BPM技術不支援實時事件，也無法在出現瓶頸時發出訊號。

那麼，當您需要實時分析卻無法使用當前工具時會發生什麼呢？解決方案是升級當前系統，或找到與BPM解決方案整合的工具，以便你可以某種方式訪問實時資料。對於某些企業有些資料已經存在，需要分析在現有的CRM，ERP，CPM或其他作業系統中，這種情況可以透過BPM整合工具來匯出資料，進行分析。

結論

實時分析對於儘可能高效地操作工作流非常重要。如果你使用的是過時的資料，你將不會像實時那樣最快地看到工作流程中的瓶頸。你也無從知曉你的系統是否執行良好，某些工作流程是否應以不同的方式對映，或者如果將任務自動化是否該任務會變得更好。

如果您還沒有支援實時資料的BPM或工作流解決方案，則需要考慮是否進行投資，因為實時對於決策流程和企業的生命至關重要。