文件能力是產品經理最基本的能力之一，學生時代我們寫的日記、作文、報告，以及論文等，都是在以不同的形式輸出文件。實際的產品工作中輸出產品文件的過程，本質上是把自己的產品邏輯進行文字化的描述的過程，最終目的是讓閱讀物件能清晰的閱讀並理解，產品相關文件撰寫並不需要產品經理擁有很強的文字駕馭能力（當然有這種能力是更好），只要掌握基本的文件撰寫方法和規範就能寫出合格的文件。 如圖2-1所示，展示了產品經理文件撰寫的基本方法。

圖2-1是產品經理撰寫文件過程中可使用的一套完整的文件撰寫方法，這個方法有三個步驟：

定範圍、選模板，守規範

。下文將詳細介紹如何利用這三個步驟完成一篇產品文件的撰寫。

圖2-1產品文件撰寫的基本方法

（1）定範圍

當我們撰寫一個完整的產品文件時，首先要定好文件的範圍，通常要明確以下幾點：

① 文件標題

（要求定位清晰，內容明確，如果文件還在修訂過程中，需要在標題後面加上版本號）。

② 文件目的

（用清晰簡潔的語言描述文件的用途）。

③ 文件歸屬/閱讀物件

（通常歸屬於文件的撰寫人或其所在的組織，並對文件擁有解釋權。閱讀物件則宣告適合或有權閱讀此文件的人或組織）；

④ 建立時間/更新時間

（建立時間和更新時間在文件建立時是一致的，後續每次更新，建立時間不變，更新時間隨文件更新而更新）；

⑤ 其它範圍

（作為文件範圍的其它要素補充，例如一些文件有關於保密等級的說明等）。

（2）選模板

確定文件範圍後，接下來進入文件正文的撰寫階段，根據文件型別選擇一個合適的模板，模板提供了一種通用的格式框架，好處是文件輸出者可以直接套用，無需重新設計框架，提高文件輸出效率的同時，也一定程度上使得不同時期，不同人輸出的文件具備統一性和規範性。

而產品工作中的很多文件型別都有通用的模板，例如產品經理經常需要寫的三大文件（BRD、MRD，PRD），以及產品體驗報告、使用者調研報告、行業分析報告等都有比較固定的模板格式， 在文件撰寫的時候只需要按照固定的模板格式，填充需要的內容就可以快速高效的輸出專業的文件。

（3）守規範

規範化是產品經理在職業成長過程中需要具備的一項基本職業素質，小到文件撰寫和原型設計的規範，大到使用者調研、需求分析、以及產品設計的規範，做事規範化是產品經理專業化的基本要求之一，文件撰寫通常需要遵守以下幾種規範。

① 命名規範

標題命名時不僅要考慮標題可以準確傳達文件的定位和型別，還要考慮標題名稱是否會引起歧義。通用的命名規則為：描述物件+版本號。例如：CRM系統產品需求文件v1。0。0，一般文件通常都用這個格式來命名，版本號的目的是為了記錄整個文件輸出過程中的迭代過程。當然，一些文件如果已經正式輸出的是最終版，且以後也不會再次修訂，則無需新增版本號。

② 表達規範

在文件撰寫過程中，要注意一些文字表達的規範，儘量避免使用口語化的表達，例如：“我認為”；“我覺得”；“接下來我們”“那咱們”；等這樣的表達句式，這種口語化的句式會影響文件的專業性和嚴謹性，也會給閱讀物件留下不專業的印象。

③ 版本號規範

一個文件經常會被修訂多次最終輸出終版，每次編輯結束的時候都需要進行版本的更新，以保證其他編輯者瞭解上個版本編輯的內容，同時讓閱讀者也能清晰文件的更新歷史。版本更新的內容包括版本號、修訂人（當然版本的修訂人）、修訂時間（當前版本的修訂時間）、修訂內容（當前版本修改，新增或刪除了那些內容）、備註（對當前版本的一些附加說明）等。

其中版本號是用來識別當前版本唯一性的命名方式，標準的版本號採用 VX。Y。Z 的格式。例如V1。1。0其中 V表示版本號 ：Version Number ，簡寫為 V。X、Y、Z 為非負的整數。X 是主版本號、Y 是次版本號、 Z 為修訂號。首次釋出的版本命名為v1。0。0。後期每更新一個版本，就在版本號上+1。

以下是文件版本更新的一些通用規則：

1。 當對文件進行小規模的修訂時，修改疊加第三位數字，即Z+1，其他不變。例如：v1。0。0——V1。0。1。

2。當對文件進行中等規模的修訂，修改疊加第二位數次，即Y+1，其他不變。例如：v1。0。0——V1。1。0。

3。當對文件進行大規模的改動時，修改疊加第一位數次，即X+1，其他不變。例如：v1。0。0——V2。0。0。

4。前面的位數疊加後，後面的位數從零開始計算。例如v1。0。1——V1。1。0，v1。2。1——V2。0。0。

最後，希望讀者們除了按照以上的幾點要求，規範自己的文件輸出之外，能在平時產品工作中不斷的實踐和積累，總結出一套屬於自己的規範，為以後的專業化和職業化打好基礎。