在處理公文時，我身邊大部分同事的操作步驟是這樣的：新建文件—開始打字（標題、內容等）—設定文字和段落格式，根本不在乎版心尺寸，不管格式是不是符合要求，直接列印給領導稽核後釋出。

其實，這樣做跟工作態度有很大關係，既然是公文，那就是辦公家的事，前段時間分享過公文格式設定規範，有興趣的朋友可以去看看。

今天，利用WPS文件，和大家分享按照《黨政機關公文格式》要求設定的預設模板和樣式庫的使用方法，能極大地提高工作效率。

一、預設模板的設定

首先新建一個文件，在“頁面佈局”選項卡下，開啟“頁面設定”對話方塊，按圖1紅框內設定“頁邊距”和裝訂線。

圖1

紙張預設為A4紙。見圖2。

圖2

“版式”中，在“頁首和頁尾”下勾選“奇偶頁不同”，“距邊界”頁尾設定為2。8釐米，主要是為設定頁碼作準備。如圖3。

圖3

“文件網格”中，“網格”下選擇“指定行和字元網格”，“字元”每行設定為28個字，每頁設定為22行。如圖4。

圖4

最關鍵的一步來了：點選“頁面設定”對話方塊左下角的“預設”按鈕，彈出提示框提示是否更改頁面的預設設定，點選“確定”返回。如圖5。

圖5

至此，預設模板就設定好了，當你再次新建文件時，頁邊距、版式、每頁行數和每行字元數就是剛才設定的內容。

二、樣式的設定和應用

文件中有一個功能強大的樣式庫，平時幾乎被我們忽略，用好樣式庫，能很大程度地提高工作效率，避免重複設定字型、段落等格式，用好了甚至可以一勞永逸。

系統預設的樣式有很多，其中在“開始”選項卡下顯示的主要有正文、標題1～4、頁尾、頁首等。

圖6

公文中，標題一般用二號小標宋體字，分一行或多行居中排布。

正文一般用三號仿宋體字，編排於主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。

文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1。”“（1）”標註；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標註。

下面，針對公文中常用到的幾種字型樣式進行操作。

修改正文樣式：

右擊“正文”樣式，點選“修改樣式”，彈出對話方塊，見圖7。

圖7

設定為三號仿宋體字，“對齊方式”選擇“兩端對齊”（圖8中字型下方淡藍色圖示），在段落中設定首行縮排2字元，勾選“同時儲存到模板”，會彈出提示，如圖9。

圖8

圖9

用同樣的方法，修改標題1為公文標題所需的樣式（二號小標宋體字，居中排列）；修改標題2為正文中一級提綱的樣式（三號黑體字，兩端對齊，首行縮排2字元）；修改標題3為正文中二級提綱的樣式（三號楷體字，兩端對齊，首行縮排2字元）。

當然也可以新建樣式，只要記住我們設定的樣式對應設定標題還是正文，或者是正文中的提綱即可。

經過上述設定，只需要選擇正文，點選“正文”樣式即可設定為三號仿宋體字。選擇標題或者把游標定位在標題段落中任意位置，點選“標題1”樣式，即可把標題快速設定為二號小標宋體字，居中排列。

如果你有更好的方法，歡迎交流！