我們在辦公室裡經常會看到這樣一幅場景：某人歪著頭夾著電話，邊講電話邊在電腦上查詢資料，還不時停下來在本子上記錄一些東西……

雖然看似有幹不完的工作，但是一天下來卻並沒有完成多少工作量。

同事們經常抱怨，感覺自己每天都有幹不完的活，從一上班就開始不停地接電話、查資料，處理各種日常或突發狀況，甚至連喝口水、上個廁所的時間都沒有。

有的人忙得焦頭爛額，甚至開始懷疑自己是否有能力勝任這份工作，或者是否是領導分配給自己的工作量過多而產生負面情緒。

其實，這些都是

不懂得對自己的時間進行管理的表現

。

糟糕的時間管理將導致一種充滿壓力的環境，過多的工作將使人感到煩躁、暴躁、壓抑、缺乏耐心、工作失誤、推卸責任。不僅會對自己的工作造成影響，還會對同事的工作造成影響。尤其是當你的工作屬於流程中的一環，你負責的部分沒有完成，後續工作將無法進行。可是當我們認識到這一點時，只會使情緒更加急躁，產生更大的壓力，從而陷入一個惡性迴圈。

如果你在工作中有這些感受，不妨試試以下關於時間管理的小技巧，或許會為你的現狀提供一些幫助。

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1、保持井井有條的工作環境

雖說金窩銀窩不如自己的狗窩，但是沒有人會不喜歡乾淨整潔的工作環境。

規定好我們的電腦、電話、鍵盤、滑鼠、水杯、記事本、筆等的擺放位置，將檔案分類歸檔。不要把所有的檔案都堆放在辦公桌上。分類歸檔你的檔案，有需要時可以快速準確地找出這些檔案。及時處理不再需要的檔案，將無用的檔案扔進碎紙機。

現在很多公司都提倡無紙化辦公，所以有時候其實沒有必要把所有的檔案都打印出來，減少紙質檔案可以減少辦公桌的雜亂度，同時還能減少紙張的使用。

2、列出每日任務清單，並努力完成

好腦筋不如爛筆頭。記下每天固定做的事情，隨時記錄臨時需要處理的事情，對於需要長期處理的任務，記得每天更新進度。

已經完成的事情及時在記錄裡清理掉，可以刪除或者在任務備註中打✔️。

記錄任務時，不要只記關鍵字，只記錄關鍵字可能會遺忘當時記錄的原因或者目的，可以進行簡單的描述。

例如，記錄“訂單”，過段時間你可能忘記訂單要幹什麼了，還要花時間回憶。但是如果你記錄：A客戶訂單掃描傳送至abc@123。com，內容雖然簡潔，但你一下子就知道自己需要做什麼工作了。

任務清單根據每個人的習慣而定，可以放在手機裡、電腦裡，或者記錄在記事本上，要確保自己不會遺漏某個任務。

3、設定優先次序

在我們工作中，我們經常要同時處理很多事務，那麼這些事務的先後順序怎樣來定呢？

相信對於很多職場人士來說，下圖一定都不陌生——四象限法則。

百度圖片

通常我們優先處理的一定是重要且緊急的事情，不重要不緊急的事情永遠放在最後一位處理。

重要且緊急的事情應立即完成並給予最高優先順序；

緊急不重要的事情要立即並快速完成；

重要不緊急的事情要預留出充裕的時間，定一個時間節點，在時間節點之前完成。不拖延、不忽視，不要等到時間節點快到了，把重要不緊急的事情拖延成重要且緊急；

不緊急不重要的事情放在最後處理。

那麼如何判斷一個事情的重要性呢？一個簡單的方法就是評估這個事情產生的後果。

根據帕累托法則：

80%的全部結果來自20%的全部努力

。當無法判斷哪件事情更重要的時候，就看下哪件事情能給我們帶來更多的回報，要關注能給我們帶來更多回報的事情。

4、評估每項任務所需的時間

對每一項任務所需要的時間進行評估，設定最後期限並儘量堅持完成。這樣你就知道你需要在什麼時候做什麼工作，並且知道在什麼時間之前必須要完成，否則會帶來不良的後果。

如需同事幫助，要確保他們瞭解你的最後期限，不要拖延，否則會給自己帶來更多的壓力。

5、給自己留出必要的私人時間

給自己留出私人時間，集中精力專門處理一些事務。可以坐在辦公室一個安靜的角落或者躲進會議室，並且讓你的同事知道，這段時間之內你沒有空，避免其他的事情來打擾你。

在這段時間裡，要保持精神力的專注，高效有效地完成既定的工作內容。

6、完成一項任務後，再開始另一項

最好在完成了手頭任務之後，再開始處理下一項任務，不要一次關注太多工。給自己限定時間去完成手頭的工作。

在完成一件事情之前做另一件事情，很容易使自己陷入混亂，甚至遺漏一些重要的事務。

根據

關注法則

：

同時處理多項任務將導致你的注意力被分散，並且難以對任何一項任務集中注意力；

這還會導致錯誤以及糟糕的決策；

如果你一次完全關注一項任務，你將事半功倍。

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7、電子郵件、手機資訊等的管理

當今的工作交流溝通已離不開郵件、手機等工具的使用。但郵件、手機的資訊提示會導致我們嚴重分心，無法集中注意力完成正在進行的工作。

首先，關閉或者設定時間間隔較長的新郵件提醒功能。有新郵件或者資訊時不必立即檢視，專心完成手頭的工作，不要強迫性地重新整理郵件。

其次，善於利用主題行，一目瞭然且便於查詢。發郵件時要簡潔、快速地進入主題，避免不必要的寒暄。

第三，及時回覆電子郵件。收到郵件之後逐一瀏覽一遍，先處理只需知悉瞭解、不需要回復的郵件，將需要處理或者關注的郵件標記為未讀，接下來集中精力處理這些郵件。

第四，保持工作郵箱和手機在工作時間僅用於工作目的。拿起手機時要不斷提醒自己拿出手機的原因是什麼，不要等到朋友圈、頭條等刷完一遍要放下手機的時候，才想起一開始拿出手機是為了處理工作事務。同樣，郵件也不是聊天的工具。

8、打電話的注意事項

我們經常在打電話的時候熱烈地和對方探討一些事情，但是當掛上電話的時候卻想起還有某個問題忘記詢問和討論。

所以在打電話之前列一份清單，把自己想要知道的事情列明，這樣可以避免重複撥打電話。

通常在打電話時，我們會先跟對方寒暄一番，但是要注意對寒暄的內容和時間進行控制。使用友好和直接的開場白，也不失為一種禮貌的行為。使用電話進行溝通跟開會一樣，要時刻確保電話內容不偏離正題，不要讓一個電話無休無止地打下去。

在打電話的最後，可以對雙方商定的內容進行總結，從而對電話進行收尾。

9、不要讓他人使你分心

當你正忙於自己的工作時，你的同事或者上司來找你閒聊或者想讓你幫忙，應該如何應對呢？

首先，要保障自己的時間，並且禮貌地告訴他們你現在很忙，必要時要懂得拒絕接受不屬於自己的工作。

其次，如果他們想讓你幫忙做一些工作，要直言不諱——採用明確、冷靜和尊重的方式來表明你的狀況，表明你的優先重點。如果是上司要分派給你新的任務，要講明你現在的情況，讓上司自己對你工作的優先順序做一個判斷和決策。雖然說不要讓上司不高興，但也不要因此增加自己的壓力，去接一些根本無法完成的任務。

最後，不要讓閒聊導致工作分心，把閒聊的時間放在上班前、下班後或者休息時間。

10、適當地授權

當工作量太大無法完成時，要將適當的任務授權給適當的人去做。

分派任務時需要注意，要對他們闡明你的所有

要求和期望

，讓他們確切地知道你想要怎樣的

結果

，並且完成任務的

最後期限

是什麼時候。為了完成任務，還要向他們提供完成任務所需的資訊和資源。

“

嚴守時間、親和待人、直言不諱

”，只要記住關於時間管理的這十二字箴言，相信不僅會對我們的工作效率帶來很大的改善，同時也會給我們的生活帶來更多積極的改變。

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