無法快速找到所需材料，缺少的是數學式整理

小李最近很苦惱，因為經理要她整理專案檔案和資料，她將所有檔案整理出來交給經理，誰知經理讓其從中拿出一份檔案，數十份檔案她找了一下，他就發飆：“不是你整理的嗎？怎麼一個檔案都找不到，你怎麼做事的，一點不專業。”小李哭喪著臉：“整理檔案還能怎麼專業？”

我笑了笑：“那你是怎麼整理你的檔案呢？”

“將檔案按照時間順序放在一起呀，多工整。”小李順道抱怨道：“誰知道他要什麼標準呀，需要怎麼整理倒是說句話呀。”

小李的情況不佔少數，領導要寫資料或檔案，當然不是要存檔，他是要看的，如果所有文件按照時間順序擺放，他如何能快速找到想要的檔案呢？

有效的整理並不是將檔案整理起來放在一個或幾個資料夾裡，而是數學式整理。因為前者看似整齊，但並不能體現整理的價值，而後者卻又意想不到的收穫。

什麼是數學式整理

數學式思維中的整理並不是單純地把東西收拾整齊，而是一種“推理隱藏資訊”的行為，也就是透過明確的規則加以分類、運用算數方法等原則加以整理、檢查的行為。透過數學式的整理，我們可以把資訊歸納得井然有序，且可以獲得新資訊。

舉個例子，假設你是一名葡萄酒收藏家，家裡有超過300瓶你中意的葡萄酒。請問，如果以獲得更多有用資訊為目的，以下ABC三種整理方法，哪一個最符合“數學式的整理”且最有效呢？

A按照釀酒年份排列B按照產地排列C按照葡萄品種排列

答案並不是涉及數字的方法A，而是方法B。因為A除了已知的年份外並不能獲得更多的資訊，但對於方法B，只要對主要產地生產的葡萄品種和當地的氣候有所瞭解，便可以讓你在開瓶前推測出更多關於葡萄酒味道的資訊。

當然，葡萄酒的味道不只和產地有關，和葡萄品種也有關。但是對於方法C來說，像波爾多等型別的葡萄酒，釀造時同時混合了不同品種的葡萄，導致一瓶葡萄酒可能放在不同的分類中，這種分類標準並不利於整理。

同樣，小李的檔案按照時間順序排列並不符合數學式整理，你無法從這種整理方式裡找到更多的有效資訊

為什麼用數學式整理

很多學生常說：“數學有什麼用？我買菜不用導數，說話不用三角函式，為什麼要學數學呢？”其實，學數學學的並不一定是數學知識，而是數學思維。對於數學式整理，正是一種能推理出隱藏性質的分類思維。

舉個例子，大家在初中想必都學過圖形的特性。當我們知道一個三角形的兩個角相等時，這個三角形就會被歸類為等腰三角形。同時我們可以推知，此三角形有兩邊等長，或者頂角的角分線也是底邊的垂直平分線等。

當我們走出校園，可能再也用不到等腰三角形的性質，但我們卻可以從中提煉出數學式整理的思維，並將其運用在工作生活中。

正如用葡萄產地區分葡萄酒、根據血型、星座區分不太熟悉的物件一樣，都是透過分類的方式推理出隱藏的性質。過去你可能只是在無意間試著把事物排列整齊，但從今天開始，請在整理時順便想一想：

“該怎麼做才能增加資訊呢？”

重點在於思考該以什麼作為分類的基準，才能夠幫助我們推理出隱藏的性質。

數學式分類的標準

商業書籍經常呼籲讀者分類時的標準要符合MECE。即Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive的縮寫，直譯成中文就是“相互獨立，完全窮盡”，也就是

不重複且無遺漏

。

這個標準也是以數學式思維分析事物時的基本，比如元素週期表。最初人們把元素定義為“無法再分解為更簡單的物質的粒子”，但隨著越來越多的元素被發現，狀況越發混沌。一來，人們搞不清楚究竟共多少元素，二類也不知道是否還有尚未被發現的元素。

面對這樣的情況，當時俄羅斯科學家門捷列夫打算把元素進行分類。其分類標準是按照原子質量的順序進行排列。結果讓他驚奇的是，週期表上每隔一段固定間隔，就會出現性質類似的元素，例如氟和氯、鈉和鉀等等。

這是一項劃時代的發現，因為當這些雜亂無章的元素被分為幾組型別後，尚未找到的對應元素部分也清楚地浮現了出來。

門捷列夫雖然不知週期性的原因，但透過數學式整理發現了規律，得到了有效的資訊。而他的分類的標準恰恰就是不重複且無遺漏，這樣才能得到更多有用的資訊。

關於數學式整理的兩個策略

一、乘法式整理

接下來介紹一種整理方式。眾所周知乘法運算是一種使用不同性質的東西所進行的計算，計算結果將會產生新性質的東西，比如長乘寬得到面積。

又或者，請想象眼前有一條直線，當直線上的點被決定為3或者10時，它的位置就確定了。這是一維空間上的。

相應地，當我們在直角座標系中取座標（x，y）時，它的位置也確定了，這是二維空間上的。如果再加上一個豎座標z，點就變為三維空間上的點。維度一旦增加，世界就會急劇擴張。

無法彈跳的螞蟻生存在二維空間的世界，而可以彈跳的螞蚱則是生存在三維的世界。原本螞蟻在螞蚱前面，而下一瞬螞蚱卻跳到了螞蟻的背後，此時的螞蟻一定會被嚇一跳。由此可見，維度增加意味著新世界的展開。

所以，若想獲取更多資訊，不妨試試乘法式整理，相信你一定會看見一個新世界。

比如

意願——能力（Will-Skill）矩陣

，一種為了與同事或下屬有效溝通而將人依照意願和能力兩種不同指標加以分類的方式。兩種指標相乘總共可區分出4種類型：

能力高×意願高能力高×意願低能力低×意願高能力低×意願低

分類完成後，即可知道我們應該用什麼樣的態度面對同事或下屬。

能力高意願高的人，可委任工作；能力高但意願低的人，為了提高他的工作動力，可給予相應的獎懲“刺激”；能力低但意願高的人，可透過指導去培養；能力低且意願低的人，只能以命令形式對待。如此，便明確地得出相應的策略。

由此可見，

乘法式整理只需將幾個因素相乘，便可得到新資訊。

比如處理事件時，可以按重要和緊急指標相乘來決定先後順序；文思枯竭時，可大膽地用乘法式思考將相異的概念湊在一起，碰撞出不一樣的火花，激發靈感。

二、高效率的檢查表

我們介紹乘法式整理，一般在必要資訊不足的情況下，都可以採用這種處理方式。實際工作或生活中，我們或許更常碰到被大量資訊包圍的情況，此時該採用的方針是指考慮最低限度的必要資訊，然後決定下一步行動。

此時，我們需要一張ECRS檢測表，提高我們的效率。

ECRS分別代表eliminate（取消）、combine（合併）、 rearrange（重組）、 simplify（簡化）。

具體含義如下：

［ECRS檢測表］

eliminate（取消）：能否省略工程、作業、動作等？

combine（合併）：能否同時進行多組工程？

rearrange（重組）：能否調整順序？

simplify（簡化）：能否簡化作業？

舉個例子，大家在旅遊的時候，有沒有使用過網上提供的一下必帶物品清單？對照清單確定要帶的物品，並確定是否裝進行李箱便是一種用ECRS檢測表的實際應用。工作中也是如此，對於巨大的資訊資料，人們更傾向於透過確認全體資料的平均值、中間值、相關係數等來掌握整體情況。

總結一下，愛因斯坦曾說：“教育就是當一個人把在學校所學全部忘光之後剩下的東西。透過這股力量培養出能夠獨立思考、行動的人，並解決社會面臨的各種問題。”數學式整理便是一種當我們遺忘了全部知識點後紮根於我們思維中的一種數學思維，有意思使用數學式整理，幫助我們獲得更多有效資訊，讓我們的工作學習更有效率。

人生如逆旅，我亦是行人。今天的分享就到這裡，希望能給你帶來啟發。