很多人，不論是PPT還是Word文件，都要先轉換成PDF，再複製給別人。這是一種非常推薦的做法。也建議大家儘量這麼做，顯得專業。

套用IT一些行業的術語，轉換成PDF，相當於是一個“釋出”過程。在Windows上寫程式碼程式設計，最終要釋出成exe，甚至是專業安裝包。做美工設計的，要將Photoshop做的一堆東西最終釋出成JPG等格式。

PDF可以看作是電子版的列印紙。為什麼很多正規檔案最終都要列印呢！想想這個問題就明白了。

第一、PDF具有高保真

不論在電腦還是平板，還是手機，看到的PDF都是一樣的。不會出現排版錯誤、亂碼、字型不相容等各種問題。因為PDF屬於釋出，也類似於列印。就好比你把word列印成A4紙，然後分發給別人。你看到的紙上內容和他看到的是完全一樣的（如果中途被雨淋溼了除外）。如果是PPT，那就難說了。所以我們出去彙報時，都要提前用對方會議室的電腦測試能不能開啟和正常顯示。這就說明，你在你電腦上看到的，和別人在他電腦上看到的PPT顯示效果有可能不一樣。

第二、很多人沒有安裝office等可以開啟PPT的軟體

這個在國內可能好一點。老外嚴重一些。office是收費的，不是所有辦公人員都必須安裝。你不能強迫別人必須安裝收費的不是標準的office。但是PDF屬於事實的行業標準，PDF瀏覽器也是免費的。

第三、PDF開啟快、體積小、佔用記憶體低

原因還是那些原因，PDF屬於釋出。釋出就會去掉原始的一些資訊，只保留瀏覽功能。就我自己來說，我也希望別人發我東西時儘量發PDF的，因為快啊。除非需要讓我修改內容或複製內容。這個快，既包括網路傳輸或隨身碟複製快，也包括開啟快。

第四、PDF能更好地保護原始內容

PPT就像是程式的原始碼，或者Photoshop的PSD原始檔，是可以任意編輯的。那麼釋出成PDF後就不一樣，雖然也可以編輯，但是難度變大。而且有的東西時不可逆的。類似於透過exe也能看到程式核心邏輯，那叫反編譯，難度較大。PPT作者有時肯定不希望自己的作品被別人輕易利用。

另外還有一點，PPT容易不小心被修改，注意是“不小心”，比如一不小心敲了個字母，又一不小心在是否儲存時點了“是”。意思是說容易失去完整性。最終你分不清到底是自己不小心改的還是原本就如此（於是你只好讓對方再傳一份）。這也就是為什麼人們喜歡看列印後的紙質的東西，因為原汁原味不會被篡改，除非你再一不小心撕掉了一部分。最典型的，涉及法律的合同往往都是要列印的。這就是上面說的，每個人看到的都是正確的、一致的，也不容易修改（包括刻意篡改和不小心修改）。再強調一下，PDF就類似於列印，列印成電子格式