從這一篇開始，會用圖表的方式給大家講解，我不會去講太基礎的操作，這些只要用心， 誰都可以學會的，像在前面給大家所講，我教大家的是操作 EXCEL 的方法。

在學後面的知識前，大家要分清我在後面內容中所說的兩個概念：資料表和報表。EXCEL 資料處理流程包括資料錄入、資料儲存、資料加工和報表輸出（圖 1）

圖1

我把我們日常用的 EXCEL 表格分為資料表和報表。資料表就是儲存各種資料的表格，是自己用的，一般不給外人看的，在這個表格中儲存著各種基本的資料；而報表一般是給其他人看的表格，他們所看到的表格是美化後的表格，而資料是我們經過加工後的資料，可能不會體現一些基本的資料。如前言中所講的事例，按照我的習慣，我會把晉級考核的成績儲存到一個表格中， 這個表格做完後將不再變動。如果老闆要看成績和工資增長幅度，我會另外新建一張表將它處理好美化後發給老闆。我儲存的那張表可以稱之為資料表，而發給老闆的那張表是報表。當然這只是一個簡單的例子。

在這裡先給大家講一個注意事項，千萬不要在資料表中處理資料和隨意更改，除非是你將錯誤的資料改成正確的資料。我們要保持良好的習慣，需要處理資料或者做報表時，要另外新建一張表。如果直接在資料表中改格式做報表，可能會導致嚴重的後果，這種事情在日常工作中我見到了不少。大家也可以把資料表想象成資料來源，資料來源沒有了或者資料錯誤， 你能把報表做好做對麼？

大家對資料表和報表有一個概念後，我們將進入 EXCEL 規範操作的正式內容。大家看錶1（後面的例項講解幾乎都以表 1 為基礎，請大家務必儲存好表 1 和處理後的表格），這是人力資源部門自己用的《人員檔案資訊表》，你能指出表中有多少項錯誤或者不當的地方？ 希望大家在這個表上多停留一些時間。這張表格是我專門“惡意”處理過的，但是我確實碰到過類似的表格，而且有很多人做的表格中或多或少都存在著一些問題，制約著後期的報表製作。在本部分內容中，我們就圍繞著給這張表格發現問題、整改問題來學習如何規範表格。

表1

這個表格給我們的第一印象是非常混亂，相信大家能找到不少的問題，下一篇我將一一的講解。記得點選關注我們