我們在處理文字材料時，經常看到WORD文件裡有大量空格、空行、空格等需要處理。

很多小白能想到的方法就是一個一個刪除，如果文字材料內容比較少，這個方法還行，要是幾十頁甚至幾百頁的材料，用這個方法就行不通。

針對此類問題，今天和大家分享幾個常用方法，要用好替換中的功能，首先應知道怎麼設定格式標記。

一、顯示格式標記

我們在編輯文件時，往往有部分我們無法發現的格式存在，如空格、段落、換行符等，我們調整行距時，不管怎麼調整，中間還是空出一大段，這往往是中間空了一行或多行，只是我們看不見，那怎麼設定呢？

點選左上角“檔案”—“選項”，開啟“選項”對話方塊，找到左側模組第一個“檢視”，在右側第三區域有一個“格式標記”，選擇“全部”，然後單擊右下角“確定”，返回文件頁面後，我們就能看到隱藏的格式標記。

WORD中常見的幾種格式標記及作用：

段落標記：

格式標記顯示為

左彎箭頭

，敲回車鍵產生，表示新產生一個段落，用於控制頁、欄、單元格等的佈局，例如：左對齊、左縮排、首行縮排、行距、段前距離等格式；

手動換行符：

格式標記顯示為

向下的箭頭

，敲Shift+回車鍵產生，作用是換行，但不是真正的段落標記，被換行符分割的文字仍然在同一個段落中；

空格：

很好理解，就是鍵盤上的空格鍵，一個空格在WORD中顯示的是一個

灰色圓點

；

製表符：

格式標記顯示為

向右的箭頭

，敲Tab鍵產生，是指在水平標尺上的位置，指定文字縮排的距離或一欄文字開始的地方；

任意字元：

在WORD替換中，“任意字元”不是指特定的一個字元，而是任何一個字元和格式標記都可以，表示為“^？”。一般不單獨使用，要和其他字元配合使用才有效。

例如：把文件中“平X線”替換為“平行線”，開啟“替換”對話方塊後，在“查詢內容”框內輸入“平^？線”（平和線之間的“^？”就是一個“任意字元”），“替換為”框內輸入“平行線”，點選“全部替換”就可以完成替換。

要注意的是：“^？”“^*”“^#”“^$”等為萬用字元，在使用萬用字元查詢時，需要在查詢對話方塊中勾選“使用萬用字元”。

二、常見的幾種批次替換方法

（一）批次替換空格

在“開始”選項卡右邊點選“查詢替換”右邊的黑三角，點開後找到“替換”，你也可以直接按鍵盤Ctrl+H，開啟“替換”對話方塊，具體操作如下圖：

開啟“替換”對話方塊後，在“查詢內容”右邊框內敲一下空格鍵，“替換為”右邊框內不輸入任何內容，點選“替換”則刪除游標開始後的第一個空格，點一次替換下一個，點選“全部替換”則刪除文件中所有空格。

（二）批次替換手動換行符為段落及多行替換為一行

替換手動換行符為段落：

開啟“替換”對話方塊，在“查詢內容”右邊框內輸入^l，在“替換為”右邊框內輸入^p，把手動換行符替換為段落。

多行替換為一行：

開啟“替換”對話方塊，在“查詢內容”右邊框內輸入^p^p，在“替換為”右邊框內輸入^p，點選“全部替換”則可清除多餘空行，如果文件中有大量空行則多操作幾次。

（三）批次刪除文件中的圖片

開啟“替換”對話方塊，在“查詢內容”右邊框內輸入^g，“替換為”右邊框內不輸入任何內容，點選“全部替換”則可清除文件中的所有圖片。

（四）批次在兩個字姓名中間加入空格

選擇需要在兩個字姓名中插入空格的內容，開啟“替換”對話方塊，在“查詢內容”右邊框內輸入“<（？）（？）>”（不包含引號，符號均為半形狀態下錄入），“替換為”右邊框內輸入“\1 \2”（不包含引號，\1和\2中間為兩個空格），在“高階搜尋”中勾選“使用萬用字元”，點選“全部替換”則可在所有兩個字姓名中插入空格。

注：圖中姓名為自動生成，若有雷同，實屬巧合。

效果圖如下：

查詢和替換的內容解析：

<(?)(?)>：

<表示字元開頭，>表示字元結尾，<>表示限定開頭和結尾，<>中的（）包含的內容為表示式，？表示任意一個字元，（？）（？）表示任意兩個字元。

\1 \2：

1表示第一個表示式的內容，2表示第二個表示式的內容。

“替換”中還可以批次替換字型、字號等內容，大家在學習過程中要舉一反三，多看多動手操作。