基本上，建立資料透視表的過程包括以下五個步驟，其中步驟2可選

1。 準備好源資料

2。 對源資料進行排序（可選）

3。突出顯示或指定用於建立透視表的單元格範圍

4。 將欄位拖動到適當的區域

5。 執行額外的微調

步驟1:準備好源資料

如果沒有源資料，則無法建立資料透視表，如下圖，我們準備好2019年水果銷售記錄作為源資料，包括水果名稱、銷售區域、銷售季度、銷售單價、銷售資料、銷售收入等列，注意每列必須有列標題，下圖資料我已經轉為表格。

步驟2:對源資料進行排序(可選)

您可以選擇以任何特定的順序對源資料進行排序，這樣當您最終將其轉換為資料透視表時，會更容易管理。

有兩種方法可以對源資料進行排序：使用表格選項或排序選項，推薦使用表格選項，如《工作表、表格和資料透視表之間的區別》介紹，使用表格選項擁有更多的便利性，詳細步驟如下：

1。 單擊功能區上的插入選項卡，然後單擊表格組中的表格圖示

2。 選擇“我表包含標題”複選框。告訴Excel最上面的行是資料的每個類別的標籤

3。單擊OK接受突出顯示的單元格範圍（通常自動選擇全部資料範圍）或指定您自己的範圍

4。 然後，您可以按您想要的方式（A-Z， Z-A，等等）對資料進行排序，方法是單擊出現在每一列右上角的下拉箭頭，產生如步驟1中的截圖

請記住，資料透視表不會更改源資料。資料在透視表中顯示的方式的任何變化都不會以任何方式影響源資料。所以無論你是否對資料進行排序，資料透視表都不會擾亂它們。事實上，您可以告訴Excel將資料透視表放在一個新的Excel工作表中，除非您希望它與源資料放在同一個工作表中。

步驟3:突出顯示或指定用於建立透視表的單元格範圍

1。 單擊功能區上的插入選項卡

2。 單擊資料透視表圖示

3。彈出建立資料透視表對話方塊，Excel自動高亮您的資料，並在對話方塊中（選擇一個表或區域）顯示資料範圍（表/區域）。如果資料來源在表中，則表名顯示為資料範圍，不過，您可以透過指定單元格範圍來更改選擇的資料範圍。

4。 預設情況下，Excel會將資料透視表放入新工作表中（選擇放置資料透視表的位置），你也可以選擇放入現有工作表，並指定相應位置

5。點選確定，完成資料透視表資料來源選擇，並建立一個空白的透視表（sheet1左邊），同時自動根據源資料首行生成了欄位列表（sheet1右邊），如下圖：

步驟 4. 將欄位拖動到適當的區域

注意：您可以透過單擊“資料透視表字段”窗格工具圖示來更改窗格佈局（在面板的頂部關閉按鈕下面），並選擇您所選擇的佈局。

資料透視表字段有四個區域可以用於拖放欄位，分別是篩選、列、行和值區域。

篩選區域：

用來放置需要篩選的欄位，用於過濾掉我們不想分析彙總的資料，只顯示我們關係的資料，如放置水果名稱，當前示例水果名稱列包含香蕉、葡萄、蘋果三種資料，透過將該欄位放置到篩選列，您可以控制只顯示這三種中任意多種資料（0到全部）；

行、列區域：

都是用來放置需要分組統計的欄位，欄位放在行或者列，對於分組統計結果沒有變化，影響的是報告格式；

值區域：

用來放置分組結果的欄位。

行、列區域至少放置一個欄位在行或者列、值區域必須放置一個欄位，否則報告沒有任何意義

如下圖，我們按銷售區域、銷售季度分組統計銷售數量總計（求後），其中銷售區域、銷售季度分別放置行、列不同的區域，值區域保持不變，注意一般情況下分組欄位都優先放置在行區域（因為一般電腦螢幕垂直顯示通常效果更好一些，當然Excel做這種沒有限制）

步驟 5. 執行額外的微調

透視表的對放置在值區域的統計，預設設定是顯示值的和（如果該列資料是數值，如銷售數量）或該分組列行總數（針對文字列）

不過您可以將其更改為顯示最小，最大，平均，甚至百分比的專案，並且可以多個顯示選項供存，如下圖：