針對每個員工的績效考評結果，管理者要結合員工的特點，提前預估員工可能有疑問的內容、需要特別澄清的內容。只有每項內容準備充分，才能更好地駕馭整個面談的局面，使之朝著積極的方向發展。

1.資料準備

績效面談前，需要準備以下資料：

目標管理卡

目標管理卡也是績效計劃，這是企業和員工共同的承諾，是共識的結果，也是績效管理整個過程的重要依託，直到績效反饋，它依然是重要的資訊來源。

職位說明書

職位說明書是人力資源管理最基礎和最重要的檔案。當員工的工作新增加內容，或者沒能組織實施某專案標時，職位說明書作為重要補充將發揮重要作用。

績效考評表

績效考評表是很重要的依據，考評結束就要員工簽字認可。

績效檔案

績效檔案就是平時在管理活動中，跟蹤員工績效目標時發現和記錄的內容，是做出績效評價的重要輔助資料。如果平時沒有收集員工的績效資料，沒有為員工建立績效檔案，就無法向員工解釋考評結論，也得不到員工的認可。

2.擬定計劃

面談方式可以是一對一，也可以是一對多。“一對一”常用於涉及私事或保密情況，“一對多”常用在有共同話題時。面談時間最好控制在10～15分鐘，若是月度考核，一月一次，不少於30分鐘；年度考核，應多於1小時。地點應安排在安靜且不受干擾的地方。

3.員工準備

面談是主管、下屬、組織者共同完成的工作，只有各方都做好充分準備，面談才有可能成功。

上司的準備

績效考評面談前的準備工作要求上司要收集資料、進行書面計劃，並事先通知員工。

上司收集資料的內容包括：

第一，過去表現的具體例證、相關資料；

第二，讓員工明白評定工作表現的根據；

第三，影響表現的環境因素；

第四，找出原因，制定解決方案；

第五，未來的工作目標及下屬的發展。

下屬的準備

對於下屬而言，需要進行的準備工作包括：

第一，已完成的工作目標及每專案標的成就；

第二，不能完成目標的原因；

第三，未來的工作目標；

第四，對改善工作的建議；

第五，個人需要發展及培訓的重點。

組織者的準備

對於HR部門、上司、秘書等組織者，除了要做好資料的準備，還要做好協調工作：

第一，要求雙方都有充足的時間；

第二，面談環境不受干擾；

第三，面談要在獨立的辦公室進行；

第四，面談時有可以放鬆的地方；

第五，面談時門要關上；

第六，面談時沒有電話、訪客的干擾，否則會不容易控制氣氛。